Informace o zpracování osobních údajů

Níže jsme rozdělili zpracovávané osobní údaje do jednotlivých kategorií:

• Identifikační údaje, jako jsou jméno, příjmení, pracovní pozice/funkce, název zaměstnavatele či zastupované společnosti, IČO a DIČ společnosti. Tyto údaje jsou potřebné pro identifikaci smluvní strany, uzavření a plnění smlouvy a komunikaci.

• Kontaktní údaje, jako jsou e-mailová adresa, telefonní číslo a adresa sídla společnosti. Tyto údaje jsou potřebné pro komunikaci s Vámi, zasílání faktur a plnění smluvních povinností.

• Přihlašovací údaje, jako jsou uživatelské jméno (e-mailová adresa) a heslo (uchovávané v hashované podobě). Tyto údaje jsou potřebné pro vytvoření a správu Vašeho uživatelského účtu v Aplikaci a autentizaci při přihlašování.

• Údaje o smluvním vztahu a plnění, jako jsou datum uzavření smlouvy, doba trvání smlouvy, sjednaný rozsah Služby (zvolený tarif, počet licencí, sjednané moduly a kapacita úložiště), platební metoda, faktury, hodnota objednávek, informace o úhradě a údaje potřebné pro vyřízení reklamací a dalších nároků.

• Údaje o komunikaci, tj. informace o vzájemné komunikaci, jako jsou e-maily, záznamy z kontaktního formuláře na Webových stránkách, záznamy z online schůzek a demo prezentací a obsah komunikace v rámci zákaznické a technické podpory (support@staybrand.io).

• Údaje o užití Webových stránek a Aplikace, tj. informace o užití našich Webových stránek a Aplikace a Vašem chování na nich, jako jsou IP adresa, identifikátory zařízení, časová razítka přihlášení a operací (logy), záznamy o aktivních relacích, doba strávená v Aplikaci, informace o prohlížeči, operačním systému a další obdobné údaje. Tyto údaje slouží zejména k zajištění provozu, bezpečnosti, výkonu, auditu akcí nad šablonami a vyhodnocení dostupnosti Služby.

• Údaje z cookies, tj. údaje získané z cookies a obdobných technologií, které užíváme na Webových stránkách. Podrobnosti naleznete v Zásadách používání cookies (https://staybrand.io/cs/cookies) na Webových stránkách.

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány pro níže popsané účely zpracování. U každého účelu zpracování naleznete také rozsah zpracovávaných osobních údajů a dobu uložení osobních údajů.

B.1. Plnění vzájemného smluvního vztahu

Osobní údaje primárně zpracováváme, abychom splnili vzájemné smluvní povinnosti mezi Vámi (resp. společností, kterou zastupujete) a námi v souvislosti s poskytováním Služby Stay Brand, a to na základě smlouvy, která vzniká akceptací objednávky podle Všeobecných obchodních podmínek (popř. uzavřením písemné smlouvy). Součástí tohoto účelu je rovněž zasílání e-mailů o plnění vzájemného smluvního vztahu, informací o stavu Služby, fakturace, zákaznická a technická podpora.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Přihlašovací údaje, Údaje o smluvním vztahu a plnění a Údaje o komunikaci.

Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi Vámi a námi a nezbytnost učinit kroky na Vaši žádost před uzavřením smlouvy. V případě, kdy nejste přímo smluvní stranou (např. jste zaměstnancem nebo zástupcem zákazníka), je právním základem náš oprávněný zájem na plnění uzavřené smlouvy.

Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu nezbytnou pro plnění povinností z takové smlouvy.

B.2. Správa uživatelského účtu a Workspace

V Aplikaci si vytváříte uživatelský účet, prostřednictvím kterého přistupujete ke Službě a ke svému virtuálnímu pracovnímu prostoru (Workspace). V rámci tohoto účelu zpracováváme Vaše osobní údaje za účelem vytvoření a správy uživatelského účtu, autentizace při přihlášení, přidělování uživatelských rolí, správy licencí (seats), evidence Vaší aktivity v Aplikaci a zajištění přístupu k výstupům Služby (zejména k šablonám, brand asset, CRM záznamům a digitálním vizitkám).

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Přihlašovací údaje a Údaje o užití Aplikace.

Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy, kterou uzavírají na základě Všeobecných obchodních podmínek; v případě uživatelů, kteří nejsou přímo smluvní stranou, je právním základem náš oprávněný zájem na řádném plnění uzavřené smlouvy se zákazníkem.

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu. Po ukončení smlouvy budou data nahraná do Workspace trvale, technicky bezpečně a ze všech záloh smazána, a to nejpozději do 30 kalendářních dnů od ukončení smlouvy, nestanoví-li právní předpisy jinak.

B.3. Kontaktní formuláře, žádosti o demo a obchodní komunikace

Na Webových stránkách se nachází kontaktní formulář a další obdobné nástroje, prostřednictvím kterých nás můžete kontaktovat, například pokud máte zájem o Službu, chcete si vyžádat demo, potřebujete technickou podporu nebo si chcete domluvit schůzku či konzultaci.

V takovém případě zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje a Údaje o komunikaci (včetně údajů souvisejících s domluvou schůzky, jako jsou datum a čas, a obsahu Vaší poptávky).

Odeslání kontaktního formuláře je chráněno proti automatizovanému (robotickému) odesílání službou Cloudflare Turnstile, která za tímto účelem zpracovává IP adresu a technické signály prohlížeče; právním základem tohoto zpracování je náš oprávněný zájem na zabezpečení Webových stránek. Spolu s poptávkou uchováváme také čas odeslání formuláře a případný Vámi udělený souhlas se zasíláním obchodních sdělení (newsletteru), a to pro účely prokazatelnosti zpracování.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem, který spočívá v zajištění vzájemné komunikace a vyřízení Vašich dotazů, a dále nezbytnost učinit kroky na Vaši žádost před uzavřením smlouvy.

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu potřebnou pro vyřízení Vašeho dotazu, případně pro další účely, pokud jde o navazující plnění smlouvy.

B.4. Interní evidence, statistika a ochrana našich práv

Můžeme zpracovávat Vaše údaje za účelem vedení interních evidencí, zaznamenávání provedených plateb, tvorby statistických zpráv, ochrany našich práv a právních nároků, a pro zajištění, že se můžeme bránit proti Vašim případným nárokům. Za tímto účelem můžeme rovněž uchovávat IP adresy a další provozní logy ze Služby a Webových stránek.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o smluvním vztahu a plnění, Údaje o komunikaci a Údaje o užití Webových stránek a Aplikace.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na vedení interní evidence, statistiky a ochraně našich práv.

Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání promlčecích lhůt, což standardně bývá až 10 let od vzniku případných událostí, od kterých se promlčení počítá.

B.5. Plnění právních povinností

Můžeme také zpracovávat Vaše osobní údaje, abychom splnili naše právní povinnosti, zejména v oblasti daňové a účetní. Ke každé objednávce musíme vystavit fakturu, evidovat si účetnictví, odvést daně apod. Současně potřebujeme být připraveni poskytovat součinnost orgánům veřejné moci, pokud k tomu budeme povinni podle zákona (zejména orgánům finanční správy, soudům, exekutorům, policejním orgánům, případně Úřadu pro ochranu osobních údajů).

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje a Údaje o smluvním vztahu a plnění, a to vždy v rozsahu, který vyžadují konkrétní právní předpisy.

Právním základem pro toto zpracování je plnění našich právních povinností.

Údaje jsou zpracovávány po dobu stanovenou právními předpisy. Například v oblasti účetnictví a daní je tato doba až 10 let, a to s ohledem na možné kontroly.

B.6. Marketing, newsletter a reference

Vaše osobní údaje můžeme využívat k tomu, abychom Vám mohli zasílat nabídky našich služeb, novinky o produktu (např. nové moduly, vylepšení šablon, ROI tipy) a obsahový newsletter „novinky a tipy pro efektivní řízení značky". Současně Vás (resp. Vaši společnost) můžeme uvést jako referenčního klienta, např. uvedením názvu a loga společnosti v referencích na Webových stránkách a v marketingových materiálech.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje (pokud jsou známy) a Kontaktní údaje.

Právním základem pro toto zpracování je:

• náš oprávněný zájem, který spočívá v přímém marketingu vůči stávajícím zákazníkům a v budování referencí, a to za předpokladu, že jste naším zákazníkem a odmítli jste zasílání obchodních sdělení;

• Váš souhlas, a to za předpokladu, že se přihlásíte k odběru našeho newsletteru prostřednictvím checkboxu v kontaktním formuláři na Webových stránkách nebo jiným způsobem (např. odběrem newsletteru).

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu, dokud nám zasílání obchodních sdělení neodmítnete, což můžete učinit v každém jednotlivém e-mailu (odhlašovací odkaz), nebo po dobu trvání smluvního vztahu (v případě referencí).

B.7. Provoz Webových stránek a Aplikace a bezpečnost

Vaše osobní údaje zpracováváme pro zajištění fungování Webových stránek a Aplikace a zajištění jejich bezpečnosti. Zpracování Vašich osobních údajů tak může sloužit také k tomu, aby Webové stránky a Aplikace fungovaly tak, jak očekáváte, vše se správně zobrazovalo a jejich procházení a užívání bylo bezpečné. V této souvislosti zpracováváme zejména provozní logy, záznamy o aktivních relacích a IP adresy.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Údaje o užití Webových stránek a Aplikace a Údaje z cookies.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na řádném fungování a bezpečném provozu našich Webových stránek a Aplikace.

Údaje jsou zpracovávány zpravidla po dobu Vaší návštěvy Webových stránek či relace v Aplikaci, nanejvýše po dobu 1 roku od jejich získání.

Vaše osobní údaje mohou být sdíleny s následujícími příjemci (zpracovateli nebo samostatnými správci):

• společnost Vercel Inc. (USA) jako poskytovatel hostingové a deployment platformy, na které je provozováno frontendové prostředí Aplikace a Webových stránek, a poskytovatel anonymní souhrnné statistiky návštěvnosti Webových stránek (Vercel Web Analytics);

• společnosti Amazon Web Services, Inc. (USA, resp. AWS EMEA SARL pro EU regiony), Supabase Inc. (USA) a Neon Inc. (USA) jako poskytovatelé databázové a cloudové infrastruktury, na které jsou ukládána data Aplikace;

• společnost Cloudflare, Inc. (USA) jako poskytovatel služeb CDN, ochrany před útoky vedenými proti dostupnosti Webových stránek a Aplikace, objektového úložiště (R2) a služby Turnstile pro ochranu formulářů na Webových stránkách před automatizovaným (robotickým) odesíláním;

• společnost Google LLC, případně Google Ireland Limited, jako poskytovatel API rozhraní pro funkce založené na umělé inteligenci (např. generativní funkce v editoru šablon); předávání probíhá pouze v rozsahu nezbytném pro vyřízení konkrétního požadavku a poskytovatel není oprávněn využívat předaná data k trénování svých obecných modelů;

• společnosti Google LLC (Google Analytics) a Microsoft Corporation (Microsoft Clarity) jako poskytovatelé analytických nástrojů pro měření návštěvnosti a analýzu chování návštěvníků na Webových stránkách; tyto nástroje se aktivují výhradně na základě Vašeho souhlasu uděleného prostřednictvím cookie lišty (podrobnosti viz Zásady používání cookies);

• poskytovatel transakční e-mailové (SMTP) služby pro odesílání systémových a transakčních e-mailů z Aplikace a Webových stránek (např. doručení a potvrzení poptávky z kontaktního formuláře, zvací odkazy, notifikace, resetování hesla), dále poskytovatelé platebních a fakturačních systémů, CRM nástrojů, marketingové automatizace pro rozesílání newsletteru a podobní poskytovatelé IT služeb, které využíváme pro chod naší organizace, v rozsahu nezbytném pro plnění jejich funkce;

• účetní, daňový poradce a externí právní zástupci v rozsahu nezbytném pro vedení účetnictví, plnění daňových povinností a poskytování souvisejícího poradenství, jakož i orgány veřejné moci, které nás k předání osobních údajů vyzvou v rámci účelu „Plnění právních povinností“, pokud jsme k tomuto povinni na základě příslušné legislativy (zejména orgány finanční správy, policejní orgány a soudní orgány).

Někteří z výše uvedených příjemců jsou usazeni mimo Evropský hospodářský prostor, zejména ve Spojených státech amerických (např. Vercel, Inc., AWS, Inc., Cloudflare, Inc., Google LLC). Pokud sdílíme Vaše osobní údaje se správci a zpracovateli ve třetích zemích (mimo EHP), činíme tak jen v případě, kdy tyto osoby naplňují dostatečné záruky stanovené dle čl. 44 a násl. GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany (např. EU-U.S. Data Privacy Framework u příjemců, kteří jsou v něm certifikováni), standardních smluvních doložek nebo jiných vhodných záruk. Tam, kde je to technicky a obchodně možné, volíme primárně EU regiony příslušných poskytovatelů.

Máte právo (i) požadovat přístup k Vašim osobním údajům; (ii) odvolat Váš souhlas; (iii) požadovat opravu Vašich osobních údajů; (iv) požadovat výmaz Vašich osobních údajů; (v) požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů; (vi) požadovat přenositelnost Vašich osobních údajů; (vii) uplatnit námitku proti zpracování Vašich osobních údajů; nebo (viii) uplatnit stížnost u příslušného dozorového úřadu.

Ve všech otázkách souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať už se jedná o otázku, výkon práv, zaslání stížnosti k našim rukám apod., se můžete obracet prostřednictvím e-mailu uvedeného v úvodu tohoto dokumentu.

Právo na přístup

Máte právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje či nikoli. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, máte současně právo požadovat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době zpracování, právu na opravu, výmaz, omezení zpracování a podání námitky proti zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu a o zdrojích osobních údajů (tyto informace již jsou uvedeny v tomto dokumentu). Stejně tak nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů. První kopii poskytujeme bezplatně, další již mohou být zpoplatněny. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.

Právo odvolat souhlas

Máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu však nemá vliv na oprávněnost zpracování před udělením takového souhlasu, a nepovede ani k ukončení zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány na jiném právním základě.

Právo na opravu

Máte právo požadovat od nás opravu nepřesných osobních údajů, které se Vás týkají. Podle účelu zpracování můžete mít také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení. Pokud máte v Aplikaci aktivní uživatelský účet, můžete řadu osobních údajů opravit přímo prostřednictvím uživatelského rozhraní.

Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Máte právo požadovat výmaz Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy: Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly získány či zpracovávány; odvoláte souhlas, na základě kterého byly osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další důvod pro jejich zpracování; vznést námitku proti zpracování a neexistují další převažující důvody pro zpracování, popř. vznést námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu; osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s právními předpisy. Toto právo však nemůžete uplatnit v případě, kdy je zpracování potřebné pro splnění našich právních povinností či pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

Právo na omezení zpracování

Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy: popíráte přesnost Vašich osobních údajů (v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření přesnosti osobních údajů); zpracování je v rozporu s právními předpisy a místo výmazu budete požadovat omezení zpracování; Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly získány či zpracovávány, avšak Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; vznesli jste námitku proti zpracování osobních údajů (v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření, zda naše oprávněné zájmy převažují).

Právo na přenositelnost

Máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, které zpracováváme automatizovaně na základě Vašeho souhlasu nebo pro splnění smlouvy. Tyto údaje předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu Vám či Vámi určenému správci, pokud to je technicky proveditelné. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše údaje přestaneme zpracovávat, pokud neexistují další převažující důvody pro zpracování či pokud není zpracování potřebné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, popř. pokud vznesl námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu.

Vedle možnosti uplatnění práv u naší společnosti také můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky: www.uoou.cz.

Služba StayBrand v určitých modulech (zejména v editoru šablon a souvisejících funkcích) využívá funkce založené na umělé inteligenci poskytované třetími stranami (např. generativní AI pro tvorbu textových a vizuálních variant). Tyto funkce slouží výhradně jako tvůrčí nástroj pro Vás (resp. pro zákazníka, jehož uživatelem jste), nejsou nasazeny pro hodnocení Vaší osoby a nečiní automatizovaná rozhodnutí, která by pro Vás měla právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkala.

V rámci zpracování Vašich osobních údajů, kdy vystupujeme jako správce, nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.

Vaše osobní údaje získáváme primárně přímo od Vás, a to v rámci uzavírání a plnění smlouvy, komunikace prostřednictvím kontaktního formuláře (zejména formuláře „Nezávazná poptávka" na Webových stránkách), rezervačních systémů, e-mailu nebo telefonu, a při Vaší návštěvě Webových stránek a užívání Aplikace.

V některých případech můžeme Vaše osobní údaje získat také od třetích stran, typicky od Vašeho zaměstnavatele nebo společnosti, kterou zastupujete, pokud Vás tato osoba označí jako svou kontaktní osobu, administrátora (roli Owner nebo Editor) či uživatele v rámci uzavření smlouvy o poskytování Služby. V takovém případě zpracováváme Vaše Identifikační údaje a Kontaktní údaje, a to na základě našeho oprávněného zájmu na plnění uzavřené smlouvy. O zpracování Vašich osobních údajů Vás informujeme nejpozději do jednoho měsíce od jejich získání.

Jsme oprávněni tyto informace o zpracování čas od času měnit, proto je prosím pravidelně kontrolujte. Jakékoli změny tohoto dokumentu zveřejníme na našich Webových stránkách.

Tento dokument je účinný od 7. července 2026.