Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Poniżej podzieliliśmy przetwarzane przez nas dane osobowe na następujące kategorie:

• Dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, stanowisko/funkcja, nazwa Państwa pracodawcy lub firmy, którą reprezentują Państwo oraz numer identyfikacyjny firmy (IČO) i numer VAT (DIČ). Dane te są potrzebne do identyfikacji kontrahenta, zawarcia i wykonania umowy oraz do komunikacji.

• Dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu i adres siedziby firmy. Dane te są potrzebne do komunikacji z Państwem, wysyłania faktur i wypełniania zobowiązań umownych.

• Dane logowania, takie jak nazwa użytkownika (adres e-mail) i hasło (przechowywane w formie zaszyfrowanej). Dane te są potrzebne do założenia i zarządzania Państwa kontem użytkownika w Aplikacji oraz do uwierzytelniania Państwa przy logowaniu.

• Dane dotyczące stosunku umownego i realizacji, takie jak data zawarcia umowy, czas trwania umowy, uzgodniony zakres Usługi (wybrany plan, liczba licencji, uzgodnione moduły i pojemność), sposób płatności, faktury, wartość zamówienia, informacje dotyczące płatności oraz dane potrzebne do rozpatrywania reklamacji i innych roszczeń.

• Dane komunikacyjne, czyli informacje na temat naszej wzajemnej komunikacji, takie jak e-maile, zapisy z formularza kontaktowego w Serwisie, zapisy spotkań online i prezentacji demo oraz treść komunikacji w ramach wsparcia klienta i wsparcia technicznego (support@staybrand.io).

• Dane o korzystaniu z Serwisu i Aplikacji, tj. informacje o korzystaniu przez Państwa z naszego Serwisu i Aplikacji oraz o Państwa zachowaniu w nich, takie jak adres IP, identyfikatory urządzeń, znaczniki czasu logowań i działań (logi), zapisy aktywnych sesji, czas spędzony w Aplikacji, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym oraz inne podobne dane. Dane te wykorzystywane są głównie w celu zapewnienia działania, bezpieczeństwa i wydajności, kontroli działań wykonywanych na szablonach oraz oceny dostępności Usługi.

• Dane cookies, czyli dane pozyskiwane z plików cookies i podobnych technologii, których używamy w Serwisie. Szczegółowe informacje można znaleźć w Polityce plików cookie (https://staybrand.io/en/cookies) dostępnej w Witrynie.

Państwa dane osobowe przetwarzane są w celach opisanych poniżej. Przy każdym celu przetwarzania znajdą Państwo także zakres przetwarzanych danych osobowych oraz okres przechowywania danych.

B.1. Wykonanie wzajemnego stosunku umownego

Przetwarzamy dane osobowe przede wszystkim w celu realizacji wzajemnych zobowiązań umownych pomiędzy Państwem (lub firmą, którą reprezentują Państwo) a nami w związku ze świadczeniem Usługi StayBrand, na podstawie umowy, która powstaje z chwilą przyjęcia zamówienia na podstawie Ogólnych Warunków Handlowych (lub z chwilą zawarcia umowy pisemnej). Cel ten obejmuje także wysyłanie wiadomości e-mail związanych z realizacją wzajemnego stosunku umownego, informacji o statusie Usługi, fakturowaniu oraz wsparciu klienta i technicznym.

W tym celu przetwarzamy Państwa dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane logowania, dane dotyczące relacji umownych i wyników oraz dane komunikacyjne.

Podstawą prawną tego przetwarzania jest wykonanie łączącej nas z Tobą umowy oraz niezbędność podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy. W przypadku, gdy nie są Państwo bezpośrednio stroną umowy (np. są Państwo pracownikiem lub przedstawicielem Klienta), podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na wykonaniu zawartej umowy.

Dane przetwarzane są przez czas obowiązywania stosunku umownego, a po jego zakończeniu tak długo, jak jest to niezbędne do wywiązania się z obowiązków wynikających z tej umowy.

B.2. Zarządzanie kontem użytkownika i Workspace

W Aplikacji tworzysz konto użytkownika, za pośrednictwem którego uzyskujesz dostęp do Usługi i swojego wirtualnego obszaru roboczego („Przestrzeń robocza”). W tym celu przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu założenia i zarządzania Państwa kontem użytkownika, uwierzytelniania Państwa przy logowaniu, przypisywania ról użytkowników, zarządzania licencjami (siedzeniami), rejestrowania Państwa aktywności w Aplikacji oraz zapewnienia dostępu do wyników Usługi (w szczególności szablonów, aktywów marki, zapisów CRM i cyfrowych wizytówek).

W tym celu przetwarzamy Państwa dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane logowania oraz dane dotyczące korzystania z Aplikacji.

Podstawą prawną tego przetwarzania jest wykonanie umowy zawartej na podstawie Ogólnych Warunków; w przypadku użytkowników niebędących bezpośrednio stroną umowy podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na należytym wykonaniu umowy zawartej z Klientem.

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres obowiązywania stosunku umownego. Po zakończeniu umowy dane przesłane do Workspace zostaną trwale i bezpiecznie usunięte, w tym ze wszystkich kopii zapasowych, nie później niż 30 dni kalendarzowych po zakończeniu umowy, chyba że prawo wymaga inaczej.

B.3. Formularze kontaktowe, prośby o prezentację i komunikacja biznesowa

W Serwisie znajduje się formularz kontaktowy oraz inne podobne narzędzia, za pomocą których możesz się z nami skontaktować, np. jeśli jesteś zainteresowany Usługą, chcesz zamówić wersję demonstracyjną, potrzebujesz pomocy technicznej, chcesz umówić się na spotkanie lub konsultację.

W takich przypadkach przetwarzamy Państwa dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz dane dotyczące komunikacji (w tym dane dotyczące umówienia spotkania, takie jak data i godzina oraz treść Twojego zapytania).

Wysłanie formularza kontaktowego jest chronione przed automatycznym (zautomatyzowanym) przesyłaniem przez usługę Cloudflare Turnstile, która w tym celu przetwarza Państwa adres IP i sygnały techniczne przeglądarki; podstawą prawną tego przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zabezpieczeniu Serwisu. Wraz z Państwa zapytaniem przechowujemy również godzinę przesłania formularza oraz ewentualną udzieloną zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych (newslettera), w celu wykazania zgodności.

Podstawą prawną tego przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu wzajemnej komunikacji i obsługi Twoich zapytań, a także konieczność podjęcia na Państwa żądanie działań przed zawarciem umowy.

Dane osobowe będą przetwarzane tak długo, jak będzie to niezbędne do obsługi Twojego zapytania lub w innych celach związanych z późniejszą realizacją umowy.

B.4. Wewnętrzna ewidencja, statystyki i ochrona naszych praw

Możemy przetwarzać Państwa dane w celu prowadzenia wewnętrznej ewidencji, ewidencji dokonanych płatności, sporządzania raportów statystycznych, ochrony naszych praw i roszczeń prawnych oraz zapewnienia, że jesteśmy w stanie obronić się przed ewentualnymi roszczeniami, jakie możesz podnosić. W tym celu możemy również zachować adresy IP i inne logi operacyjne z Usługi i Strony internetowej.

W tym celu przetwarzamy Państwa dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane dotyczące relacji umownych i wyników, dane komunikacyjne oraz dane dotyczące korzystania ze strony internetowej i aplikacji.

Podstawą prawną tego przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu wewnętrznych rejestrów i statystyk oraz ochronie naszych praw.

Dane przetwarzane są przez okres obowiązywania obowiązujących okresów przedawnienia, które standardowo mogą wynosić do 10 lat od zaistnienia istotnych zdarzeń, od których liczony jest okres przedawnienia.

B.5. Przestrzeganie obowiązków prawnych

Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe również w celu wywiązania się z ciążących na nas obowiązków prawnych, w szczególności w zakresie podatków i rachunkowości. Do każdego zamówienia musimy wystawić fakturę, prowadzić księgi rachunkowe, płacić podatki itp. Jednocześnie musimy być przygotowani na współpracę z organami publicznymi tam, gdzie wymagają tego przepisy prawa (w szczególności z organami podatkowymi, sądami, komornikami, organami policji czy Urzędem Ochrony Danych Osobowych).

W tym celu przetwarzamy Państwa dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane dotyczące stosunku umownego i wyników, zawsze w zakresie wymaganym przez odpowiednie przepisy prawa.

Podstawą prawną tego przetwarzania jest przestrzeganie naszych obowiązków prawnych.

Dane przetwarzane są przez okres przewidziany przepisami prawa. Przykładowo w obszarze księgowości i podatków okres ten może wynosić do 10 lat, biorąc pod uwagę możliwość audytów.

B.6. Marketing, newsletter i referencje

Możemy wykorzystywać Państwa dane osobowe w celu przesyłania Państwu ofert naszych usług, aktualności produktowych (np. nowych modułów, ulepszeń szablonów, wskazówek dotyczących zwrotu z inwestycji) oraz naszego biuletynu treściowego „aktualności i wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania marką”. Możemy również umieścić Państwa (lub Państwa firmę) jako klienta referencyjnego, na przykład umieszczając nazwę firmy i logo w referencjach na Stronie internetowej i w materiałach marketingowych.

W tym celu przetwarzamy Państwa dane identyfikacyjne (jeśli są znane) i dane kontaktowe.

Podstawą prawną tego przetwarzania jest:

• nasz prawnie uzasadniony interes polegający na marketingu bezpośrednim wobec istniejących klientów i budowaniu referencji, pod warunkiem, że jesteś naszym klientem i nie zrezygnowałeś z otrzymywania komunikacji biznesowej;

• Państwa zgoda, o ile zapiszesz się na nasz newsletter poprzez checkbox w formularzu kontaktowym w Serwisie lub w inny sposób (np. poprzez zapisanie się do newslettera).

Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe do czasu, aż zrezygnujesz z otrzymywania komunikacji biznesowej, czego możesz dokonać za pomocą linku rezygnacji z subskrypcji znajdującego się w każdym indywidualnym e-mailu lub przez czas trwania stosunku umownego (w przypadku referencji).

B.7. Działanie Serwisu i Aplikacji oraz bezpieczeństwo

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu zapewnienia działania Serwisu i Aplikacji oraz zapewnienia ich bezpieczeństwa. Przetwarzanie Twoich danych osobowych może zatem służyć również temu, aby Serwis i Aplikacja działały zgodnie z Twoimi oczekiwaniami, aby wszystko wyświetlało się poprawnie, a przeglądanie i korzystanie z nich było bezpieczne. W związku z tym przetwarzamy w szczególności logi operacyjne, zapisy aktywnych sesji oraz adresy IP.

W tym celu przetwarzamy dane dotyczące korzystania z Serwisu i Aplikacji oraz dane z plików cookies.

Podstawą prawną tego przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prawidłowym funkcjonowaniu i bezpiecznym działaniu naszego Serwisu i Aplikacji.

Dane przetwarzane są co do zasady przez czas Twojej wizyty w Serwisie lub sesji w Aplikacji, maksymalnie przez 1 rok od ich pozyskania.

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane następującym odbiorcom (podmiotom przetwarzającym lub niezależnym administratorom):

• Vercel Inc. (USA) jako dostawca platformy hostingowej i wdrożeniowej, na której działa środowisko front-end Aplikacji i Serwisu, oraz jako dostawca anonimowych zbiorczych statystyk odwiedzin Serwisu (Vercel Web Analytics);

• Amazon Web Services, Inc. (USA lub AWS EMEA SARL dla regionów UE), Supabase Inc. (USA) i Neon Inc. (USA) jako dostawcy bazy danych i infrastruktury chmurowej, w której przechowywane są dane Aplikacji;

• Cloudflare, Inc. (USA) jako dostawca usług CDN, ochrony przed atakami na dostępność Serwisu i Aplikacji, przechowywania obiektów (R2) oraz usługi Turnstile służącej do ochrony formularzy w Serwisie przed automatycznym (robotycznym) przesyłaniem;

• Google LLC lub Google Ireland Limited, jako dostawca interfejsów API dla funkcji opartych na sztucznej inteligencji (np. funkcje generatywne w edytorze szablonów); dane przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego żądania, a dostawca nie jest uprawniony do wykorzystywania przekazanych danych do szkolenia swoich ogólnych modeli;

• Google LLC (Google Analytics) i Microsoft Corporation (Microsoft Clarity) jako dostawcy narzędzi analitycznych do pomiaru ruchu i analizy zachowań odwiedzających w Serwisie; narzędzia te są aktywowane wyłącznie na podstawie Państwa zgody wyrażonej za pośrednictwem banera dotyczącego plików cookie (szczegóły w Polityce plików cookie);

• dostawca usługi transakcyjnej poczty e-mail (SMTP) służącej do wysyłania wiadomości e-mail systemowych i transakcyjnych z Aplikacji i Serwisu (np. dostarczanie i potwierdzanie zapytań z formularza kontaktowego, linki do zaproszeń, powiadomienia, resetowanie haseł), a także dostawcy systemów płatności i fakturowania, narzędzi CRM, narzędzi automatyzacji marketingu do wysyłki newslettera i podobnych dostawców usług IT, z których korzystamy przy prowadzeniu naszej organizacji, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich funkcji;

• księgowi, doradcy podatkowi i zewnętrzni radcy prawni, w zakresie niezbędnym do prowadzenia księgowości, wywiązania się z obowiązków podatkowych i udzielania porad z tym związanych, a także organy władzy publicznej zwracające się do nas z żądaniem przekazania danych osobowych w celu „Wypełnienia obowiązków prawnych”, gdy jesteśmy do tego zobowiązani na mocy obowiązujących przepisów prawa (w szczególności organy podatkowe, policja i organy sądowe).

Część z wymienionych powyżej odbiorców ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych Ameryki (np. Vercel, Inc., AWS, Inc., Cloudflare, Inc., Google LLC). Jeżeli udostępniamy Państwa dane osobowe administratorom i podmiotom przetwarzającym w krajach trzecich (poza EOG), robimy to tylko wtedy, gdy strony te zapewniają wystarczające zabezpieczenia zgodnie z art. 44 i nast. RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. Ramy ochrony danych UE-USA, dla odbiorców certyfikowanych na ich podstawie), standardowych klauzul umownych lub innych odpowiednich zabezpieczeń. Tam, gdzie jest to technicznie i komercyjnie możliwe, wybieramy przede wszystkim regiony UE odpowiednich dostawców.

Przysługuje Państwu prawo do (i) żądania dostępu do Państwa danych osobowych; (ii) wycofać zgodę; (iii) zażądać sprostowania Państwa danych osobowych; (iv) żądać usunięcia Państwa danych osobowych; (v) żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych; (vi) zażądać przeniesienia Państwa danych osobowych; (vii) wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych; lub (viii) wnieść skargę do odpowiedniego organu nadzorczego.

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, czy to w związku z pytaniem, realizacją swoich praw, przesłaniem nam skargi itp. mogą Państwo się z nami skontaktować za pośrednictwem adresu e-mail podanego na początku niniejszego dokumentu.

Prawo dostępu

Przysługuje Państwu prawo uzyskać od nas potwierdzenie, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe. Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe, mają Państwo również prawo żądania dostępu do informacji o celu i zakresie przetwarzania, odbiorcach danych, okresie przetwarzania, prawie do sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i sprzeciwu wobec przetwarzania, prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz źródle danych osobowych (informacja ta zawarta jest już w tym dokumencie). Mogą Państwo także poprosić nas o kopię przetwarzanych danych osobowych. Pierwszy egzemplarz udostępniamy bezpłatnie; dalsze kopie mogą być płatne. Zakres podanych danych może zostać ograniczony tak, aby nie wpływać negatywnie na prawa i wolności innych osób.

Prawo do wycofania zgody

W każdej chwili przysługuje Państwu prawo wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed wycofaniem zgody, ani nie będzie skutkować zakończeniem przetwarzania, którego dokonano na innej podstawie prawnej.

Prawo do sprostowania

Przysługuje Państwu prawo żądać, abyśmy sprostowali nieprawidłowe dane osobowe, które Państwa dotyczą. W zależności od celu przetwarzania mogą Państwo mieć także prawo do uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia. Jeżeli posiadasz aktywne konto użytkownika w Aplikacji, wiele Państwa danych osobowych możesz poprawiać bezpośrednio poprzez interfejs użytkownika.

Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)

Przysługuje Państwu prawo żądać usunięcia Twoich danych osobowych, gdy: nie potrzebujemy już Twoich danych osobowych do celów, dla których zostały zebrane lub przetwarzane; cofasz zgodę, na podstawie której przetwarzane były dane osobowe i nie ma innej podstawy do ich przetwarzania; wnosisz sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują inne nadrzędne podstawy przetwarzania lub wnosisz sprzeciw wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego; lub Państwa dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa. Nie mogą Państwo jednak skorzystać z tego prawa, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z naszych obowiązków prawnych lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Przysługuje Państwu prawo żądać ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych, gdy: kwestionujesz prawidłowość Państwa danych osobowych (w takim przypadku możesz żądać ograniczenia przetwarzania do czasu sprawdzenia prawidłowości danych); przetwarzanie jest niezgodne z prawem i zamiast usunięcia żądasz ograniczenia przetwarzania; nie potrzebujemy już Twoich danych osobowych do celów, w których zostały zebrane lub przetwarzane, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w takim przypadku możesz żądać ograniczenia przetwarzania do czasu sprawdzenia, czy nasze prawnie uzasadnione interesy są nadrzędne wobec Twoich).

Prawo do przenoszenia danych

Przysługuje Państwu prawo otrzymać kopię Państwa danych osobowych, które przetwarzamy automatycznie na podstawie Państwa zgody lub w celu wykonania umowy. Przekażemy te dane w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego Tobie lub wyznaczonemu przez Państwa administratorowi, jeśli jest to technicznie wykonalne. Zakres podanych danych może zostać ograniczony tak, aby nie wpływać negatywnie na prawa i wolności innych osób.

Prawo do sprzeciwu

Przysługuje Państwu prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, które realizujemy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu. Przestaniemy przetwarzać Państwa dane, jeśli nie będą istniały inne nadrzędne podstawy do przetwarzania, a przetwarzanie nie będzie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub jeśli wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego.

Oprócz realizacji swoich praw w naszej firmie mogą Państwo także wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, którym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych (Úřad pro ochranu osobních údajů) z siedzibą w Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7, Czechy, strona internetowa: www.uoou.cz.

W niektórych modułach (w szczególności w edytorze szablonów i powiązanych funkcjach) Usługa StayBrand wykorzystuje funkcje oparte na sztucznej inteligencji dostarczane przez strony trzecie (np. generatywna sztuczna inteligencja do tworzenia wariantów tekstowych i wizualnych). Funkcje te służą wyłącznie jako narzędzie kreatywne dla Państwa (lub klienta, którego są Państwo użytkownikiem); nie służą do oceny Państwa jako osoby i nie podejmują zautomatyzowanych decyzji, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób znacząco na Państwa wpływały.

W ramach przetwarzania Państwa danych osobowych, gdy pełnimy funkcję administratora, nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

Państwa dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od Państwa, w związku z zawarciem i realizacją umowy, komunikacją za pośrednictwem formularza kontaktowego (w szczególności formularza „Zapytania niezobowiązującego” w Serwisie), systemów rezerwacji, poczty elektronicznej lub telefonu, a także podczas wizyty Państwa w Serwisie i korzystania z Aplikacji.

W niektórych przypadkach możemy pozyskać Państwa dane osobowe również od osób trzecich, zazwyczaj od Państwa pracodawcy lub firmy, którą reprezentują Państwo, jeżeli osoba ta wyznacza Państwa jako osobę kontaktową, administratora (w roli Właściciela lub Redaktora) lub użytkownika w związku z zawarciem umowy o świadczenie Usługi. W takich przypadkach przetwarzamy Państwa dane identyfikacyjne i dane kontaktowe w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes polegający na wykonaniu zawartej umowy. O przetwarzaniu Państwa danych osobowych poinformujemy Państwa nie później niż miesiąc po ich uzyskaniu.

Jesteśmy uprawnieni do okresowej aktualizacji niniejszej informacji o przetwarzaniu danych, dlatego prosimy o regularne jej sprawdzanie. Wszelkie zmiany w tym dokumencie będziemy publikować na naszej Stronie internetowej.

Niniejszy dokument obowiązuje od dnia 7 lipca 2026 r.